Memastikan semua urusan pentadbiran jabatan keselamatan berjalan dengan lancar.
Mengurus, mengemaskini dan menyimpan segala rekod-rekod yang berkaitan staf.
Merancang, merangka, menganjur dan mengurus semua program, kursus, seminar dan bengkel keselamatan untuk memperbaiki mutu perkhidmatan keselamatan.
Mentadbir, mengemaskini dan merekodkan semua peralatan/aset jabatan dalam lejer dengan betul.
Mengawal selia stor peralatan dengan sistematik mengikut arahan semasa.
Membuat pelupusan dan penggantian peralatan melalui perolehan aset atau peralatan.
AM DAN KOORDINASI
Mengeluarkan arahan untuk penugasan harian untuk staf keselamatan.
Merekod dan mengesahkan kehadiran harian staf keselamatan.
Mengkoordinasikan keperluan tugasan untuk aktiviti-aktiviti dengan jabatan-jabatan dan Pusat Pengajian tertentu di dalam kampus.
Membantu dan mengkoordinasikan keperluan pelajar dan staf yang menganjurkan sesuatu aktiviti dalam menguruskan trafik dan keselamatan semasa menganjurkan aktiviti.
Membuat semakan dan pemantauan aduan, komen dan lain-lain dalam buletin notes.
Memeriksa, mengesah dan merekodkan borang perbatuan dan tuntutan lebih masa.
Mengurus dan mengaturkan temuduga staf dengan Pegawai Atasan Keselamatan.
Menasihat staf dalam hal displin dan mengaturkan temuduga dengan AJK Displin Jabatan Keselamatan.
Memaklumkan kepada pegawai/staf berhubung pergerakan aktiviti pejabat seperti mesyuarat, perjumpaan bulanan dan sebagainya.
LATIHAN
Memberi input keberkesanan sistem keselamatan kepada pihak atasan universiti.
Mengurus dan menganjurkan kursus-kursus keselamatan di dalam dan luar kampus.
Menganjurkan seminar keselamatan secara dalaman atau antara universiti.
Menguruskan kursus untuk kenaikan pangkat dan anjakan gaji (Continous Professional Development - CPD).
Mengurus dan menganjur bengkel keselamatan untuk staf keselamatan.
Menguruskan latihan untuk memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kecekapan tugasan Pengawal Keselamatan.
Menguruskan program kesedaran keselamatan untuk warga kampus.
Membuat tugas validasi latihan keselamatan.
Membuat tugas perhubungan bagi Jabatan Keselamatan.
Menganjurkan program motivasi dan kaunseling untuk staf keselamatan.
Menguruskan program induksi untuk semua staf baru keselamatan.
DOKUMENTASI DAN REKOD
Bertanggungjawab membuat semua surat terbuka dan merekod dalam buku daftar serta memasukkan surat terbuka ke dalam fail berkenaan dan membuat pengedaran fail-fail terbuka di samping mengemaskinikannya.
Menjaga, menyusan dan mengemaskini semua pekeliling-pekeliling dan pengedarannya kepada pegawai serta memasukkan kedalam fail berkaitan.
Menyelenggara pergerakan fail-fail.
Mengendalikan buku daftar penghantaran (despatch book) pengiriman terperingkat dan terbuka serta buku daftar surat rahsia rasmi.
Menyusun semua fail-fail dalam bilik kebal dan menyemak kad pergerakan fail yang ada dalam simpanan pegawai-pegawai dan menjalankan audit pada setiap bulan.
Bertanggungjawab mengurus dan menyelia rekod-rekod cuti dan perkhidmatan pegawai/staf dan mengemaskini bagi tujuan rekod perkidmatan.
Mengemaskini kad perakam waktu bulanan & membuat penyeliaan terhadap staf yang direkodkan datang lewat dan sebagainya.
Menguruskan permohonan peperiksaan pegawai/staf.
Membantu merekod statistik pencapaian dan peristiwa yang perlu direkodkan oleh pejabat keselamatan.
Mendaftar, membuka, mengasingkan surat-surat/ fail-fail terperingkat dan bukan terperingkat serta memberi nombor baru.
Menyelenggara rekod pergerakan fail , memindah kandungan , menyalin minit dan membuat cabutan dimana perlu sebagaimana diarah dan mengganti kulit-kulit fail yang koyak atau lama.
Membantu dan berbincang dengan pegawai-pegawai tentang menentukan tajuk-tajuk dikulit fail semasa, membuka fail baru dan membuat senarai fail baru dibuka dan terkini untuk makluman pegawai.
LOGISTIK
Mengurus tadbir semua peralatan, aset harta modal dan mudah alih dengan betul.
Membuat perolehan , menerima dan merekod pergerakan keluar / masuk aset / peralatan.
Mentadbir serta mengemaskini ledger peralatan, merekodkan, mengemaskini semua peralatan/aset jabatan dengan betul.
Mengawal selia stor peralatan dengan sistematik mengikut arahan semasa.
Merekodkan pergerakan keluar masuk semua peralatan.
Melaporkan sebarang kehilangan, kecurian, kerosakan peralatan.
Mengemaskini semua buku rekod ledger dan invertori supaya sentiasa bersedia untuk di audit.
Mentadbir buku log kenderaan.
Mentadbir serta menyelaras kerja-kerja selenggara kenderaan jabatan.
Menyediakan serta mengemaskini rekod, rekod kenderaan dan jadual senggaraan.
Mengurus tadbir dan menyediakan dokumen-dokumen kenderaan, aset dan peralatan untuk di audit, dibuat lembaga pelupusan.
Menyediakan dan mentadbir senarai inventori di semua premis jabatan.
Mengambil tindakan debit / surcaj kepada sebarang kehilangan/ kerosakan aset/ peralatan yang dibuat oleh anggota.
KEWANGAN
Mengurus dan mentadbir dokumen berkaitan kewangan Jabatan seperti boucher, pekeliling kewangan, tuntutan, elaun dan sebagainya.
Mengemaskini penyata kira-kira dan sentiasa mengetahui baki akaun peruntukan kewangan Jabatan.
Memproses semua dokumen berkaitan perolehan dan menentukan pembekal dibayar tepat pada masanya.
Mengurus dan mentadbir urusan perjalanan kakitangan jabatan berkaitan pergerakan, penginapan, dan elaun berkaitan.
Mematuhi dan menentukan semua polisi dan bahan kewangan semasa dipatuhi oleh jabatan.
Mengemaskan dan menyediakan semua dokumen berkaitan kewangan sekiranya perlu di audit.
Menyediakan permohonan ABM jabatan pada setiap tahun untuk keperluan tahun berikutnya.
Memohon peruntukan tambahan setiap penggal sekiranya ada keperluan.
Hits: 28
Written by PPKT Web Admin on . Posted in Uncategorised.
Melaporkan kepada Pegawai Keselamatan/ Ketua Syif sekiranya ternampak sesuatu pergerakan luar biasa atau pencerobohan yang dilihat melalui CCTV.
Melapor kepada Unit Trafik keadaan lalu lintas di dalam kampus sekiranya belaku kesesakan.
Mencatit setiap pergerakan luar biasa dalam buku / rakaman.
Merahsiakan setiap pekara dan tidak membocorkan maklumat kepada pihak yang tidak berkenaan tanpa kebenaran Pegawai / Pengarah Keselamatan.
Mengambil tindakan sewajarnya jika berlaku sebarang kecemasan seperti kebakaran, menghubungi pihak yang berkaitan seperti Bomba, Polis, Hospital dan sebagainya mengenai kes yang berkaitan dengannya.